Er zijn vele manieren om de publiciteit te zoeken en uw organisatie in de markt te zetten. U wilt dat mensen weten wie u bent, waar u voor staat en hoe u denkt dat te bereiken. Of het nu gaat om sponsoring, vrijwilligers werven of uw organisatie op de kaart zetten bij de gemeente: alles draait om zichtbaarheid. Het is dus belangrijk te overdenken hoe u uw organisatie in beeld brengt bij externe partijen. En hoe u gratis publiciteit krijgt.

Pr is geen gemakkelijke opdracht, want hoe valt uw organisatie op tussen de vele andere? U doet er goed aan om binnen uw organisatie één of meerdere mensen verantwoordelijk te maken voor publiciteit en communicatie. Daartoe kunt u bijvoorbeeld een pr-commissie instellen. Deze pr-commissie kan dienen als verlengstuk van het bestuur op het gebied van communicatie met de buitenwereld. Idealiter valt deze commissie onder de bevoegdheid van de secretaris of werkt nauw met hem of haar samen. Maar u kunt ook een lid van de commissie aanstellen als lid van het dagelijks bestuur. Zo borgt u de verbinding tussen commissie en bestuur. De pr-commissie kan diverse communicatietaken krijgen.

Het pr-plan
Goede pr en publiciteit begint uiteraard met een goed uitgekiend pr-plan. Daarin omschrijft u welke strategie u hanteert om de doelgroepen effectief te bereiken en welke middelen of media u daarvoor gebruikt. Hierbij kunt u denken aan:

• Publicaties op een website
  Vrijwel elke organisatie heeft een website. De website richt zich meestal op communicatie met de eigen leden en medewerkers, maar de communicatie met externe doelgroepen wordt nogal eens onderschat. Een website is openbaar, en wordt gelezen of bekeken door iedereen die belangstelling heeft voor uw organisatie. U weet dus niet wie de bezoekers zijn en wat hun motieven zijn. Houd de informatie daarom laagdrempelig zodat u een maximaal aantal doelgroepen kunt bereiken. Eventueel kunt u voor sponsoren of MBO-organisaties een apart onderdeel inbouwen. Een goede structuur van de website, waarin elke doelgroep de informatie snel en goed terug kan vinden, is dan noodzakelijk. Let wel, een website dient actueel te zijn en vergt dus veel werk. Het is zaak dat u enkele vrijwilligers heeft die hiermee belast zijn.
  

• Publicaties in het verenigingsblad/jaarverslag
  Verenigingen hebben vaak een blad dat wordt verspreid onder leden en – in een aantal gevallen – onder belangstellenden, zoals sponsoren en andere relaties. Het is vooral geschikt als intern communicatiemiddel. Bij pr-aangelegenheden kunt u het ook inzetten om aan imagoverbetering onder de eigen leden te doen. Als de leden tevreden zijn, zullen zij dit snel verder vertellen; en geen betere reclame dan mond-tot-mondreclame. Ook kunt u denken aan de publicatie van een jaarverslag, waarin u vrijwilligers en belanghebbenden informeert over de behaalde doelen en eventueel de strategie voor het komende jaar.

• E-mailings
  Een e-mailing is een nieuwsbrief die per e-mail wordt verstuurd. Mailings met reclamedoeleinden zijn sinds 2007 aan verschillende regels gebonden, inhoudelijk en qua opzet. Als organisatie dient u zich daaraan te houden. Bedenk ook dat veel mailings worden tegengehouden door internetfilters. Het is lang niet altijd zeker dat deze de geadresseerden daadwerkelijk bereiken. Ook zal niet elke webbrowser het bericht weergeven zoals u dat aanvankelijk had bedacht. Desondanks is het een goed instrument om een persoonlijk tintje aan te geven.

• Affiches
  Affiches worden vrijwel uitsluitend gebruikt om activiteiten of evenementen onder de aandacht te brengen. Dit varieert van wedstrijden tot wervingsacties en fondsenwervingsevenementen. Affiches worden gezien, niet gelezen. En een affiche wordt alleen gezien in het voorbijgaan! Beperk u dan ook tot grafische elementen (foto’s of illustraties) en tot koppen of teksten die als kop kunnen worden gezien.

• Folders/Flyers
  Een folder is bedoeld om meer inhoudelijke informatie te geven over de organisatie. U kunt hier meer in kwijt dan op een affiche. Een folder zal meer aandacht van een lezer krijgen dan een affiche. Folders bevatten alleen geen uitgebreide informatie. Het zijn vooral ‘teasers’ die de lezer moeten prikkelen om meer informatie in te winnen of om te reageren.

• Persberichten
  Als u in de media wilt verschijnen, vormt een goed persbericht daarvoor de basis. Het is raadzaam goede persoonlijke contacten te onderhouden met journalisten en redacteuren indien u artikelen geplaatst wilt hebben. Nodig hen dan ook uit als u successen viert of een netwerkborrel organiseert. Zoek ook steeds uit wat ze willen zien, wat zij onder nieuws verstaan en hoe u daar het best op kunt inspelen.

• Free publicity
  Free publicity is het (laten) plaatsen van artikelen zonder dat daar directe kosten aan verbonden zijn. Dit komt veel voor in de vorm van artikelen in businessbladen (bladen die onder ondernemers worden verspreid) of in kranten en weekbladen met achtergrondartikelen. Dergelijke artikelen kunnen bijvoorbeeld gaan over leden die een uitzonderlijke prestatie hebben geleverd of een vrijwilliger die in de prijzen is gevallen. Kortom, om uw successen in te vieren! Let wel, free publicity is gratis, maar kan wel arbeidsintensief zijn.

• Bloggen
  Bloggen zorgt voor directe communicatie. Blogs zijn actuele en voortdurend veranderende internetpagina’s (interessant voor bezoekers en zoekmachines) waarop kan worden gereageerd. Let wel, de snelheid kan tevens nadelig werken. Reacties kunnen negatief zijn (en dat zult u nauwkeurig moeten volgen). Ook kan er een boodschap worden overgebracht met de beste bedoelingen, die toch niet door iedereen wordt ondersteund.
  

• Certificering
  Zijn er certificaten of keurmerken te behalen die uw organisatie extra in het daglicht kunnen zetten? Denk hierbij aan het keurmerk Goed Geregeld. Goed Geregeld is een landelijke kwaliteitsonderscheiding van de Vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk (NOV). Om voor deze onderscheiding in aanmerking te komen, moet u tijdens een onderzoeksproces aantonen dat uw organisatie voldoet aan de kwaliteitscriteria van de NOV. Met dit certificaat toont u de buitenwereld dus dat uw vrijwilligersbeleid in orde is. Lees meer in hoofdstuk 6.6, Certificering.

In deze folder vindt u alle informatie over het opstellen van een pr-plan.

Regels rond communicatie
Maar weinig mensen zitten erop te wachten: ongevraagde reclamefolders, telefoontjes onder etenstijd en een e-mailbox vol schreeuwende titels. Vandaar dat de Nederlandse wetgeving rond ‘spam’ oftewel ongevraagde communicatie erg streng is. Toch wilt u als organisatie graag uw bestaande en potentiële doelgroepen, leden en/of stakeholders met mailings bereiken.

In deze brochure leest u hoe u binnen de grenzen van de wet kunt blijven.

Geraadpleegde bronnen
Bekijk hier de geraadpleegde bronnen.